Zgodnie z przepisami ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta podmiot, który udziela świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu, bądź osobie upoważnionej przez pacjenta za życia.
Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną również:
- podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych;
- organom władzy publicznej, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom samorządu zawodów medycznych oraz konsultantom krajowym i wojewódzkim, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań, w szczególności kontroli i nadzoru;
- ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, sądom, w tym sądom dyscyplinarnym, prokuraturom, lekarzom sądowym i rzecznikom odpowiedzialności zawodowej, w związku z prowadzonym postępowaniem;
- uprawnionym na mocy odrębnych ustaw organom i instytucjom, jeżeli badanie zostało przeprowadzone na ich wniosek;
- organom rentowym oraz zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem;
- podmiotom prowadzącym rejestry usług medycznych, w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów;
- zakładom ubezpieczeń, za zgodą pacjenta;
- lekarzowi, pielęgniarce lub położnej, w związku z prowadzeniem procedury oceniającej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o akredytacji w ochronie zdrowia, w zakresie niezbędnym do jej przeprowadzenia. Dokumentacja medyczna może być udostępniona także szkole wyższej lub jednostce badawczo-rozwojowej do wykorzystania dla celów naukowych, bez ujawniania nazwiska i innych danych umożliwiających identyfikację osoby, której dokumentacja dotyczy.
Dokumentacja medyczna jest udostępniana:
- do wglądu w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych;
- poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów lub kopii;
- poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeżeli uprawniony organ lub podmiot żąda udostępnienia oryginałów tej dokumentacji.
Za udostępnienie dokumentacji medycznej w formie wyciągów, odpisów lub kopii, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych może pobierać opłatę. Maksymalna wysokość opłaty za jedną stronę wyciągu lub odpisu dokumentacji medycznej – nie może przekraczać 0,002 przeciętnego wynagrodzenia (dotyczy to również udostępniania dokumentacji na elektronicznym nośniku), jedną stronę kopii dokumentacji medycznej – nie może przekraczać 0,0002 przeciętnego wynagrodzenia.
Pod koniec lipca 2010 r. Rzecznik Praw Pacjenta wystąpił do Generalnego Inspektora Danych Osobowych z zapytaniem czy możliwe jest wprowadzenie w aktualnie obowiązującym prawie tzw. „domniemania zgody” na udostępnienie dokumentacji medycznej określonym osobom, np. małżonkom pacjentów. We wnioskach rozpatrywanych przez Rzecznika rodziny pacjentów często zgłaszają, że nie mogą zapoznać się z dokumentacją medyczną, w tym często z wynikiem sekcji zwłok, w przypadku, gdy pacjent nie upoważnił członków rodziny za życia. Należy rozróżnić dwie sytuacje, w których członkowie rodzin nie zostali upoważnieni przez pacjenta za życia – gdy pacjent trafił np. do szpitala i był w stanie skutecznie złożyć oświadczenie oraz gdy takiego oświadczenia nie mógł złożyć. Z uzyskanej odpowiedzi wynika, że przez zgodę osoby, której dane dotyczą, rozumie się oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie. Zgoda taka nie może być domniemana lub dorozumiana. Osoba udzielająca zgody musi mieć pełną świadomość, na jakie działanie ją wyraża.
Ponadto, także w tym samym okresie Rzecznik Praw Pacjenta wystąpił do Generalnego Inspektora Danych Osobowych z zapytaniem czy w sytuacji, kiedy lekarz zagubi oryginały dokumentacji medycznej pacjenta mają zastosowanie przepisy o odpowiedzialności karnej wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych dot. naruszenia obowiązku zabezpieczenia danych przed ich zabraniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem przez osobę nieuprawnioną. Zgodnie z odpowiedzią Generalnego Inspektora Danych Osobowych kierownik placówki jest odpowiedzialny za stworzenie warunków zapewniających poufność przechowywanej dokumentacji oraz zabezpieczenie również przed zgubieniem. W sytuacji zagubienia dokumentacji zawierającej dane osobowe, administrator ponosi odpowiedzialność zarówno karną, jak i wynikającą z naruszenia ustawy o ochronie danych osobowych.
