Auto służbowe w ręku kierowcy to nie tylko narzędzie pracy. Może też stanowić swoisty bonus, bo często pracodawcy pozwalają na korzystanie z niego również „po godzinach”. Takie przyzwolenie jest szczególnie przydatne w okresie wakacyjnym. Jednak oprócz samych przywilejów, auto służbowe podczas urlopu to również obowiązki. Jakie? O tym poniżej.
Z opłatami czy bez?
Udostępniając pracownikowi samochód służbowy do celów prywatnych, najkorzystniej jest już na początku określić dokładne zasady jego użytkowania, gdyż pozwala to uniknąć w przyszłości wielu nieporozumień. W tym celu warto ustalić regulamin używania pojazdu zawierający informacje dotyczące rozliczania kosztów użytkowania samochodów służbowych, systemu nagród i kar. Jednym z najbardziej popularnych sposobów na kontrolowanie wykorzystywania auta firmowego jest montaż monitoringu pojazdów. – Urządzenia te pozwalają fleet managerowi m. in. na sprawdzenie czy pojazd był w ruchu poza godzinami pracy czy też liczbę przejechanych przez pracownika kilometrów – mówi Dawid Nowicki z FlotisMobile.pl. – Dysponując odpowiednim systemem osoby zarządzające flotą mają możliwość optymalizacji kosztów użytkowania pojazdów czy też zmniejszenia zużycia paliwa, chociażby przez kontrolę wykorzystania pojazdów służbowych w celach prywatnych. To przekłada się na realne oszczędności dla firmy – dodaje D. Nowicki.
Warto także zaznaczyć, iż dając możliwość korzystania z auta firmowego w celach prywatnych, pracodawca musi zadecydować czy będzie to robił nieodpłatnie czy też pracownik zostanie zobowiązany do regulowania kosztów poniesionych z tego tytułu. Decyzja ta ma kluczowe znaczenie dla finansów przedsiębiorstwa, ponieważ udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego w celach prywatnych powoduje, iż po stronie pracownika powstaje przychód z nieodpłatnego świadczenia, z którego należy się odpowiednio rozliczyć.
Wakacje na koszt… ?
Jednym z najczęściej pojawiających się pytań dotyczących korzystania z samochodu służbowego podczas urlopu jest kwestia kosztów. Czy pracownik musi tankować z własnej kieszeni, a jeśli nie to czy może jeździć bez ograniczeń? Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Wszystko zależy od ustaleń z pracodawcą, które najczęściej można znaleźć w regulaminie korzystania z pojazdów firmowych. Należy także zwrócić uwagę na fakt, że koszty związane z użytkowaniem samochodu firmowego (również te wynikające z przepisów prawa podatkowego) w celach prywatnych, w tym podczas urlopu ponoszą pracownicy. Co ważne, korzystając z auta służbowego w czasie urlopu większość pracodawców nie nakłada limitu kilometrów, które można pokonać samochodem służbowym. Oprócz kosztów paliwa warto też wziąć pod uwagę koszty związane z eksploatacją auta czy pomocy assistance.
Kto korzysta i na jakich zasadach?
Wielu pracodawców zezwala swoim pracownikom na korzystanie z auta firmowego podczas urlopu bez względu na zajmowane stanowisko. Jednak najczęściej wiąże się to z koniecznością uzyskania pisemnej zgody, która poprzedzona jest złożeniem odpowiedniego wniosku. Jeśli zostanie on zaakceptowany to pracownik bez problemu może poruszać się nim w celach prywatnych. W przypadku odpowiedzi odmownej pracodawca może wymagać od pracownika pozostawienia pojazdu np. na parkingu firmowym lub powierzyć auto na ten czas innemu pracownikowi w celu wykonywania jego obowiązków służbowych. Jednym z wymogów stawianych przez pracodawców jest to, że z samochodu firmowego może korzystać tylko uprawiony pracownik. Przed zaplanowaniem podróży zagranicznej warto sprawdzić, czy możliwe jest również skorzystanie z auta firmowego poza granicami naszego kraju. Zdarza się, że pracodawca wymaga tylko złożenia dodatkowego wniosku lub taka podróż możliwa jest tylko w szczególnych sytuacjach.
